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Prestataires audiovisuels : ils sont l'image et le son de vos événements

27/02/2020

Au sein des principaux métiers de la sphère événementielle, la « mise en scène » revêt un caractère particulier ; qu’il s’agisse de location de matériel ou de prestations audiovisuelles, elle doit être confiée à des prestataires aguerris. Voici quelques conseils et adresses pour réaliser une opération de qualité.


Création, promotion, organisation, gestion de manifestations à caractère culturel, touristique, sportif ou festif, l’événementiel au sens large rassemble généralement un grand nombre de personnes (salariés, invités, consommateurs, clients, prospects, collègues, journalistes…), le plus souvent autour d’un thème ou d’une célébration. La communication événementielle permet alors de créer ou d’organiser un événement pour le compte d’une entreprise, d’une institution publique ou de privés.

Ces événements, de types différents (congrès, conférences, séminaires, salons, voyages de stimulation ou de récompense, challenge sportif destiné à développer une cohésion d’équipe, commémorations, etc.), en fonction de leur nature, ne se font pas sans prestataires spécialisés : location de structures, montage de stands et signalétique, décoration, accueil et sécurité, traiteurs, animation, et bien sûr audiovisuel.

Grâce à ces spécialistes, l’entreprise démontrera son dynamisme, essayera de booster ses ventes, de modifier son image ou d’informer ses clients, de lancer un nouveau produit, de promouvoir sa notoriété… Pour séduire, dans le cadre d’une stratégie de communication bien ficelée, les prestations audiovisuelles, souvent associées aux nouvelles technologies, sont un levier essentiel. Les clients étant de plus en plus sélectifs sur la qualité du matériel, sur sa fonctionnalité, et sur la manière dont il peut s’intégrer à leur événement, la tendance en la matière est à l’innovation et à la présentation de nouvelles solutions. Pour répondre à la demande, les produits et prestations sont en évolution permanente (applications, gestuelles interactives, écran géant mobile adapté sur camion, création d’ambiances lumineuses éphémères, miniaturisation, hologrammes, drones…) et nécessitent des techniciens de plus en plus chevronnés. Le coût des prestations est ainsi très variable. 

Bien choisir son prestataire audiovisuel

Prestataires audiovisuels : ils sont l'image et le son de vos événements
Sur un secteur ultra-concurrentiel, il est utile de vérifier certains points pour trouver le bon prestataire audiovisuel. D’abord, en fonction de la typologie de votre événement – un séminaire n’est pas un congrès – assurez-vous que vous frappez à la bonne porte. Les annuaires électroniques et moteurs de recherche regorgent de sociétés commerciales figurant en bonne position, elles n’en sont pas pour autant plus compétentes ! Ce point, qui paraît anodin, est en réalité capital. Il vous permettra d’éviter les fausses publicités, et, à condition de disposer d’un peu de temps, vous incitera à parcourir les univers propres à chaque prestataire ; les sites Internet donnent de précieuses indications, sur la taille, les compétences, la labellisation (avantage concurrentiel, gage de qualité, image et réputation), les savoir-faire et le domaine d’intervention… Parcourez-les et découvrez des galaxies qui vous ressemblent ! Il est préférable d’associer votre image à une entreprise qui vous correspond et à laquelle vous pourrez vous identifier.

Ensuite, n’hésitez pas à vérifier la réputation de ce prestataire audiovisuel. Sa société est-elle bien enregistrée, quel est son chiffre d’affaires, son équilibre financier ? Pour cela, bien que certaines données détaillées et chiffrées soient payantes, vous pouvez vous rendre sur le site société.com. Dans la même veine, consultez les références de ce prestataire : dernières grandes réalisations, testimonies, ou, plus vicieux mais parfois salvateur, contacter directement ses clients pour vous faire une idée de son travail.

Enfin, une fois votre prestataire « ferré », vérifiez sa réactivité et rencontrez-le. En effet, le prestataire audiovisuel sélectionné doit répondre rapidement à votre demande. Il n’est pas admissible d’attendre plus de 48 h pour obtenir une réponse de principe. Une fois en contact, voyez sa capacité à prendre en charge votre dossier ; faites une ou plusieurs réunions de travail au cours desquelles vous aborderez le plan d’animation, le rétroplanning… Assurez-vous également du coût total de la prestation, il y a parfois des surprises désagréables. Parlez de vos souhaits intimes, entre la création sonore et la création visuelle ; entre la matière créée et celle qui existe déjà !… Avec du bon sens et un peu de volonté, vous êtes désormais en mesure de bien choisir votre prestataire audiovisuel. Celui qui correspondra le mieux à vos attentes, au pouvoir attractif et persuasif de l’image, de votre image !…

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